La gestione dei documenti, in ufficio come in azienda, rappresenta più della metà del lavoro e, in alcuni casi, dell’efficienza dei servizi offerti e del lavoro svolto. Per molti, gestire la documentazione in ufficio vuol dire accumulare, mettere da parte, spesso senza un criterio stabilito, col risultato di rallentare notevolmente la macchina amministrativa.
Questo accade soprattutto quando gli archivi da portare avanti contengono una mole di documenti molto elevata.
Ma gestire efficacemente la documentazione amministrativa e aziendale vuol dire anche occuparsi correttamente della posta in entrata e in uscita. Questa deve seguire un criterio di conservazione e invio cronologico e tracciato. D’altra parte, molti dei documenti in archivio sono rappresentati proprio dalla corrispondenza.
Quali sono, dunque, le piccole accortezze da mettere in campo ogni giorno per eseguire un lavoro di gestione documentale corretto ed efficiente?
Documentazione in ufficio: Chi si occupa di cosa
In alcuni uffici o aziende, la gestione dei documenti e della posta può essere svolta e divisa tra le mansioni dei diversi addetti. Ognuno si occupa di conservare l’incartamento relativo alla funzione che svolge.
In molti altri casi, specie nelle realtà molto grandi e articolate, servono figure professionali specializzate.
Addetti alla segreteria, al protocollo, all’archivio, sono solo alcune figure e alcuni comparti aziendali che svolgono queste funzioni.
In altri casi ancora, quelli che rappresentano una via di mezzo tra un’organizzazione più strutturata e una più informale, si può anche decidere di esternalizzare, ad esempio, lo smistamento posta (mailroom outsourcing). In questo modo si risparmiano i costi di gestione senza rinunciare all’efficienza del servizio.
Questa decisione spetta ovviamente ai responsabili dell’organizzazione che, in base al peso e alla mole di lavoro, prenderanno la decisione più opportuna tenendo conto anche delle risorse disponibili.
Strumenti utili per la gestione di posta e documenti aziendali
Una volta ripartito il compito tra gli addetti ai lavori, procurarsi gli attrezzi da lavoro giusti è il secondo passo per gestire efficacemente i documenti aziendali.
La prima scelta da compiere riguarda la modalità di gestione, se tradizionale o digitale.
Quest’ultima certamente garantisce una maggiore efficienza. La documentazione digitale, oltre che sostenibilità e tutela della privacy,richiede anche l’implementazione di software di archiviazione adatti e addetti con competenze specifiche per utilizzarli.
Nella gestione tradizionale, invece, molto banalmente servono cartelle, cartelline, cartelle sospese, buste in plastica, raccoglitori di diverse dimensioni.
Ma possono tornare utili anche scatole per archivi e armadi appositi in cui conservare tutta la documentazione organizzata.
Quest’ultima, ancora, può seguire differenti criteri di organizzazione. Si può seguire, infatti, un criterio basato sul sistema alfanumerico, che deve prevedere l’impiego di raccoglitori distinti per ogni serie è una numerazione che includa anche le sottoserie 1/bis, 1/a, 1/1 e via discorrendo.
Un altro criterio molto efficace è quello basato sul sistema alfabetico, stabilendo a priori quale denominazione seguire secondo l’ordine alfabetico (nome, cognome, ragione sociale, ecc.).
Nella gestione documentale, infine, è importante conoscere bene i tempi di archiviazione dei singoli documenti, in modo da ripulire costantemente l’archivio e mantenerlo sempre ordinato e aggiornato.
In linea di massima, basti sapere ad esempio che le dichiarazioni dei redditi vanno conservate per 5 anni, come anche tasse, bollette e fatture.
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